Tin nhắn tiện ích (Utility)
Tin nhắn tiện ích giúp bạn chủ động nhắn cho khách ngay cả khi đã qua khung 24 giờ kể từ tin nhắn cuối của họ — dùng cho những cập nhật hữu ích như nhắc lịch hẹn, xác nhận đơn hay thông báo tài khoản. Vì gửi ngoài khung 24 giờ nên mỗi tin phải đi bằng một mẫu đã được Meta duyệt trước và không mang tính quảng cáo.
Cần làm trước
Phần này chỉ hoạt động khi bạn đã xong những bước sau:
- 1
Kết nối fanpage Facebook: Tin nhắn tiện ích chạy trên một Trang Facebook đã kết nối, và Trang cần có quyền gửi tin tiện ích.
Vài khái niệm cần biết
- Tin nhắn tiện ích
- : Một tin cập nhật cụ thể, không quảng cáo (nhắc hẹn, xác nhận, thông báo) mà bạn được phép gửi ngoài khung 24 giờ bằng một mẫu đã duyệt.
- Khung 24 giờ
- : Theo quy định của Meta, bạn chỉ được nhắn tự do cho khách trong vòng 24 giờ kể từ tin nhắn gần nhất của họ. Mẫu tiện ích là ngoại lệ được duyệt để vượt qua giới hạn này.
- Biến
- : Chỗ trống như {{contact_name}} hay {{appointment_date}} được điền tự động từ cuộc hội thoại vào lúc gửi.
Tin nhắn tiện ích là gì
Bạn mở tính năng này ở mục Tin nhắn tiện ích trên thanh bên, rồi chọn Trang Facebook cần quản lý. Mỗi mẫu là một nội dung Messenger đã được Meta duyệt trước, và trang hiển thị bản xem trước đúng như khách sẽ thấy. Các mẫu được xếp theo trạng thái để bạn dễ nhận ra cái nào dùng được.
- Đã duyệt — mẫu dùng được ngay: gửi thử, hoặc gắn làm mẫu tự động nhắc lịch.
- Chờ Meta duyệt — mẫu vừa tạo và đang chờ Meta xét (thường chỉ vài giây đến vài phút).
- Bị từ chối — kèm lý do từ Meta và gợi ý cần sửa gì trước khi gửi lại.
Mẹo: Bấm Đồng bộ từ Meta bất cứ lúc nào để kéo về trạng thái mới nhất — hữu ích ngay sau khi một mẫu vừa được duyệt.
Tạo một mẫu tiện íchDành cho quản trị viên
Bấm Mẫu mới rồi điền biểu mẫu. Ngay khi bạn gõ, khung bên phải sẽ dựng lại đúng thẻ khách nhận được, xem được cả ở giao diện sáng và tối.
- 1
Đặt Tên mẫu và chọn Ngôn ngữ.
Tên chỉ dùng chữ thường, số và dấu gạch dưới, và chỉ để bạn nhận ra mẫu. Meta lưu mẫu theo từng cặp tên + ngôn ngữ.
- 2
Thêm Ảnh tiêu đề (không bắt buộc).
Ảnh JPEG hoặc PNG. Meta lưu ảnh cùng mẫu đã duyệt nên không đổi được về sau.
- 3
Soạn Tiêu đề và Nội dung tin nhắn, chèn biến từ danh sách khi cần.
Dùng nút Chèn biến… để thêm những chỗ trống như Tên khách hàng hay Ngày hẹn. Nội dung không được bắt đầu hoặc kết thúc bằng một biến.
- 4
Bật Nút hành động nếu muốn dẫn khách tới một đường dẫn.
Ví dụ một trang để khách xem lại lịch hẹn.
- 5
Bấm Tạo mẫu.
Mẫu được gửi cho Meta và thường được duyệt trong vài giây; ban đầu nó nằm ở nhóm Chờ Meta duyệt.
Lưu ý: Nội dung phải là cập nhật cụ thể cho một lịch hẹn, đơn hàng hay tài khoản đã có — không dùng lời mời, khuyến mãi hay nội dung tiếp thị, nếu không Meta sẽ từ chối. Cần chạy khuyến mãi hay quảng cáo? Hãy dùng Tin nhắn tiếp thị — kênh trả phí dành riêng cho việc đó.
Biến được điền tự động
Biến là những chỗ trống trong mẫu, được thay bằng thông tin thật của từng khách vào lúc gửi, nhờ đó một mẫu duy nhất phục vụ được mọi người. Repio lấy giá trị từ hồ sơ khách và từ dữ liệu lịch hẹn mà AI đã bóc tách trong hội thoại. Nếu một chỗ trống chưa có dữ liệu, hệ thống dùng giá trị mặc định an toàn để không bao giờ gửi đi một chỗ trống rỗng.
- Khách hàng — Tên khách hàng, Số điện thoại, Email.
- Lịch hẹn — Ngày hẹn, Giờ hẹn, Dịch vụ đã hẹn, Chi nhánh.
- Trang — Tên Trang.
Gửi thử trước khi dùng
Với một mẫu đã duyệt, bấm biểu tượng Gửi tin nhắn thử trên thẻ mẫu. Chọn một cuộc hội thoại, khung xem trước sẽ điền các biến bằng đúng dữ liệu của khách đó — tên và ngày hẹn thật. Khi thấy ổn, bấm Gửi ngay để gửi một tin thử vào chính cuộc hội thoại đó.
Tự động nhắc lịch hẹnDành cho quản trị viên
Mỗi kênh có đúng một điều kiện nhắc lịch, hiển thị ở đầu trang. Đây là cách để mẫu tiện ích tự chạy: bạn chọn một mẫu đã duyệt làm mẫu nhắc, và Repio sẽ tự gửi trước mỗi lịch hẹn.
- 1
Bật công tắc Nhắc lịch hẹn.
- 2
Chọn một mẫu đã duyệt để dùng: đưa chuột lên thẻ mẫu rồi bấm vào ô đánh dấu nhắc trên đó.
Chỉ mẫu đã duyệt mới chọn được, và chỉ một mẫu giữ lịch nhắc tại một thời điểm — đánh dấu mẫu khác sẽ chuyển lịch nhắc sang mẫu đó. Thẻ đang giữ lịch nhắc sẽ được tô đậm và tích sẵn.
- 3
Đặt Gửi trước bao nhiêu giờ hoặc ngày so với giờ hẹn, rồi bấm Lưu.
Mẹo: Có thể tạm tắt điều kiện nhắc mà không mất lựa chọn mẫu — bật lại là tiếp tục với đúng mẫu cũ.
Lưu ý: Lịch nhắc chỉ được lên khi hội thoại đã có ngày và giờ hẹn hợp lệ (do AI bóc tách hoặc nhân viên ghi nhận). Không có thông tin lịch hẹn thì không có gì để nhắc.
Ai có thể làm gì
Mọi thành viên trong workspace đều xem được danh sách mẫu, đồng bộ từ Meta và gửi thử. Việc tạo hoặc xóa mẫu và thiết lập điều kiện nhắc lịch dành cho quản trị viên.